Varsling av tillegg og endringer – hva som må varsle når og hvordan

En totalentreprenør plikter – til enhver tid – å holde sin oppdragsgiver oppdatert om hvilke tillegg han vil kreve. Det gjelder både entreprenørens krav på forlenget byggetid og krav på tilleggsbetaling. På den måten skal oppdragsgiver – så langt det er mulig – kunne ha kontroll på sitt budsjett.

Et tillegg som ikke varsles i tide fratar oppdragsgiver retten han har til å avbestille et tillegg eller å gjøre andre endringer slik at han kan holde seg innenfor de budsjettrammer han har tilgjengelig. Ved å signere på en NS 8407-/NS 8417-kontrakt har totalentreprenøren akseptert at han kan miste retten til å få betalt et tillegg som er varslet for seint. Det kalles «Preklusjon».

Har totalentreprenøren meldt et krav om tillegg på korrekt måte og i tide, har entreprenøren et behov for å vite om oppdragsgiver aksepterer varselet som et berettiget tillegg eller ikke. Derfor plikter oppdragsgiver å svare så raskt som mulig på samme måten som at entreprenøren plikter å varsle sitt krav så raskt som mulig.
Dersom oppdragsgiver er enig i totalentreprenørens krav om tillegg, er kontraktens system at oppdragsgiver skal la være å svare.

Konsekvensen av dette er at dersom oppdragsgiver ikke svarer innen svarfristen til å protestere skal det anses som oppdragsgivers aksept.

Plikten til å varsle og plikten til å protestere på et varsel er i begge tilfeller «uten ugrunnet opphold». Språklig betyr det at det skal varsles eller protesteres så raskt det praktisk lar seg gjennomføre innenfor en normal arbeidssituasjon.

Det innebærer at den ansvarlige prosjektleder kan være syk noen dager eller av andre grunner ute av stand til å reagere. Det må aksepteres. Samtidig vil det normalt ikke være noen berettiget grunn til å avvente mer enn 5 arbeidsdager med å varsle eller å besvare et varsel. Er prosjektlederen ute av stand til å varsle eller svare på varsel innen 5 arbeidsdager, må organisasjonen som må sørge for at det reageres i tide.

Dersom ansvarlige hos entreprenør eller byggherre har et planlagt fravær over en lengre periode enn 5 arbeidsdager, bør partene imidlertid i forkant avtale hvordan et slikt planlagt fravær skal håndteres.

Det har liten betydning om oppdragsgivers manglende svar skyldes stor arbeidsmengde, sykdom eller andre forhold som oppdragsgiver burde tatt høyde for i forkant.

Fristen «uten ugrunnet opphold» er et relativt begrep. Selv om det kan settes som et utgangspunkt at det tilsier 5 arbeidsdager, kan ikke 5 arbeidsdager lese direkte ut av standarden.

Totalentreprenøren har imidlertid rett til å sette en dato for når han forutsetter å ha mottatt en protest i den grad oppdragsgiver vil protestere. Det anbefales imidlertid at entreprenøren setter en dato for eventuelt å protestere basert på 5 arbeidsdager. Med 5 arbeidsdager vil oppdragsgiver har en fornuftig frist til å ta stilling til kravet på tillegg. Det er totalentreprenørens privilegium å sette en svardato som oppdragsgiver må forholde seg til. Oppdragsgiver må da forholde seg til dette som svarfristen.

Skulle det oppstå situasjoner som gjør at oppdragsgiver ikke blir i stand til å ta stilling til kravet innen fristen, må oppdragsgiver – innen den satte fristen – be om en tilleggsfrist. En slik tilleggsfrist må vurderes konkret ut fra ulike hensyn, men det må helt spesielle grunner til for at tilleggsfristen skal settes til mer enn 5 nye arbeidsdager.

Dersom entreprenøren ikke varsler om sitt krav «uten ugrunnet opphold» må oppdragsgiver ta stilling til om han vil kreve tillegget prekludert – altså kreves avvist med den begrunnelse at det er varslet for seint uten hensyn til om kravet er berettiget eller ikke.

Vil oppdragsgiver protestere på at kravet om tillegg er fremmet for seint, må han «kontre», jf. NS 8407 pkt.5. Det betyr at oppdragsgiver skriftlig må presisere overfor entreprenøren at krevet tillegg er avvist fordi det er fremmet for seint. Oftest gjøres det ved at oppdragsgiver tar forbehold om å kreve avvisning. Hensikten er å ha i behold retten til å kreve et tillegg avvist på formelt grunnlag om man ellers ikke klarer å bli enige.

Fristen til å «kontre» på at entreprenørens varsel er kommet for seint er den samme som ellers – «uten ugrunnet opphold». Dersom oppdragsgiver lar være å protestere på at varselet er kommet for seint – eller ikke kommer med sin protest på at varselet er mottatt for seint – skal entreprenørens varsel anses å ha kommet til riktig tid. Da kan ikke oppdragsgiver senere – for eksempel under sluttoppgjøret – kreve tillegget avvist fordi det ikke er fremmet «uten ugrunnet opphold».

Dersom oppdragsgiver protesterer på kravet om tillegg i tide fordi han er uenig, men uten å ha anført at han også anser kravet som kommet for seint, mister oppdragsgiver retten til senere å anføre «— dessuten ble tillegget varslet for seint». Det må helt konkret presiseres fra oppdragsgiver i protesten på tilleggskravet at han også anser at totalentreprenøren har varslet for seint.

Plikten til å «kontre» er den samme for totalentreprenøren. Dersom oppdragsgiver har protestert for seint, må entreprenøren «kontre» for på den måten å varsle oppdragsgiver at han anser seg berettiget til å avvise protesten på grunn av det seine svaret. Da har entreprenøren mistet retten til – for eksempel i sluttoppgjøret – å påberope seg at oppdragsgiver har svar for seint.

• Les mer om:Plikten til å «kontre»

I utgangspunktet skal entreprenøren varsle om at det foreligger et avvik fra kontrakten som gir ham rett til tillegg i byggetid eller i vederlag. Det er ikke et krav at dette varselet også inneholder en spesifikasjon av hvor mange ekstra dager som kreves ekstra eller hvor mye betaling som kreves ekstra på grunn av et avvik. Konsekvensen i dager fristforlengelse og kroner kan varsles seinere.

Venter entreprenøren med å sende varsel om avvik til han beregnet konsekvensene av avviket i dager og penger, vil entreprenøren ofte bruke så lang tid at han ikke klarer å sende varselet «uten ugrunnet opphold» og derfor kan risikere avvisning. Varselet må angi hvilke typer krav som vil bli fremmet.

Det som entreprenøren alltid må ta stilling til i sin melding om avvik er følgende:

• Om han krever mer betaling som følge av avviket. Dersom avviket kreves honorert som regningsarbeider fordi entreprenøren mener at det ikke er enhetspriser som passer for tillegget eller endringen bør det også fremgå av varselet.
• Om han krever tillegg i byggetid/fristforlengelse.
• Om det kreves tillegg for forlenget byggetid slik som økte riggkostnader m.v.
• Om det kreves tillegg for urasjonell drift på grunn av forsering, vinterdrift eller tilsvarende.
• Om det kreves endring av enhetspriser når egnede enhetspriser foreligger fordi enhetsprisene har blitt forrykket på grunn av endringene.

Dette er alt forhold som følger av det skjema 1 som Codex Advokat har utarbeidet som forslag til standard skjema som fritt kan lastes ned fra Entrepriserettsadvokater.no uten kostnad. For de som vil få utarbeidet egne skjemaer med egen logo m.v. kan dette utarbeides på bestilling.

Så langt i dette kapittel er det bare omtalt kravene som gjelder for varsel om at det foreligger et avvik fra kontrakten.

Når det er varslet at et foreligger et avvik må det følges opp med en melding om konsekvensen av avviket i dager og kroner. Slik fremsendelse skal skje så «uten ugrunnet opphold». Det betyr at totalentreprenøren plikter aktivt å finne konsekvensen ved å innhente priser og stipulere hva han tror hva som vil påløpe av tillegg i dager og kroner.

Det har imidlertid ikke den samme dramatiske konsekvensen om entreprenøren ikke sender eller blir for sein til å sende konsekvensen av avviket som om entreprenøren oversitter å varsle om tillegget.

Har entreprenøren ikke meldt konsekvensen eller meldt konsekvensen for seint, mister ikke entreprenøren retten til tillegget, men mister bare retten til å kreve mer tillegg i dager eller kroner enn det oppdragsgiver «måtte forstå».

Med det menes at dersom en tilleggsbestilling medfører en merkostnad oppdragsgiver ikke kunne vite noe om – for eksempel på grunn av ringvirkninger av en endring – vil denne merkostnaden kunne være tapt, men ikke selve kravet på tillegg.

Det er derimot viktig at entreprenør reagerer hvis oppdragsgiver spør om hvor mange dager entreprenør krever i fristforlengsel. Da må entreprenør uten ugrunnet oppholde presisere hvor mange dager han krever i fristforlengelse. Gjør han ikke det tapes kravet.

Codex Advokat har laget diverse hjelpedokumenter for å gjøre endringer lettere å håndtere. Slik med utkast til skjemaer for endringsmeldinger og oversikt over endringer. Disse finnes på våre fagsider codex.no og kan gratis lastes ned.

• Les mer på codex.no: Sjekklister og skjemaer for NS-kontrakter

• Les mer om: NS 8406: For sen varsling

Vi bistår klienter over hele landet.