Totalentreprise Regningsarbeider – prosedyrer for time-/materiallister og eventuell uenighet

Regningsarbeider er ofte en av flere vederlagsformat i de fleste kontrakter – særlig for endrings- og tilleggsarbeider. Det følger av prinsippet i NS-standardene at enhetspriser skal anvendes så fremt de er anvendelige, men er man utenfor anvendelige enhetspriser skal arbeidet skje som regningsarbeider. Kort sagt – uten annen enighet skal tillegg- og endringsarbeider utføres som regningsarbeider.

Ved regningsarbeider skal totalentreprenøren ha betalt for nødvendige kostnader med å utføre arbeidet. Det baser seg på time- og materiallister pluss påslag til dekning av indirekte kostnader, risiko og fortjeneste. Betaling kun for nødvendige kostnader innebærer for eksempel at en rørlegger ikke har rett til å fakturere etter listepris, men etter faktiske priser. Det innebærer at leverandørens rabatter til rørleggeren skal trekkes fra.

På forlangende kan oppdragsgiver kreve at totalentreprenøren utarbeider et kostnadsoverslag. Totalentreprenøren har imidlertid bare plikt til å utarbeidet et kostnadsoverslag dersom oppdragsgiver skriftlig etterspør et slikt overslag.

Gir totalentreprenøren et kostnadsoverslag, plikter han å holde oppdragsgiver løpende orientert om kostnadsutviklingen. I praksis gjøres ofte det på byggherremøter. Totalentreprenøren har en plikt til å varsle oppdragsgiver dersom han ser at kostnadsoverslaget kan bli overskredet. Hvis denne varslingsplikten forsømmes kan totalentreprenøren risikere at vederlaget blir redusert.

Bestemmelsene om kostnadsoverslag skal beskytte oppdragiver fra at en totalentreprenør gir overslag som åpenbart er for lavt i den hensikt å forlede oppdragsgiver. Oppdragsgiver skal kunne forholde seg til og anvende mottatt informasjon i sitt beslutningsgrunnlag for om et tillegg skal gjennomføres eller eventuelt avbestilles.

Alle tillegg og endringer som ikke har egnede enhetspriser skal utføres som regningsarbeider. Det skal fremgå av varselet at endringen eller tillegget vil bli utført som regningsarbeider før arbeidene igangsettes. Det er fordi oppdragsgiver skal kunne ha kontroll på utgifter i prosjektet før de tilkommer.

Totalentreprenøren har aldri plikt til å gi tilbud til fastpris på et tillegg eller endring. Dersom det likevel gis tilbud om fastpris plikter totalentreprenør fortsatt å sende time- og materiallister hver uke inntil byggherre eventuelt har akseptert det tilbudet på fastpris som totalentreprenøren har gitt. Skulle tilbudet bli avslått og totalentreprenøren ikke har sendt løpende time- og materiallister, har oppdragsgiver mistet retten til å kunne holde kontroll på det som føres på medgåtte timer og forbrukte materialer på prosjektet. Da vil oppdragsgiver kunne kreve taksering av de utførte arbeider og sammenholde en slik taksering med de førte kostander for å se om time- og materialbruken kan anses om rimelig.

Ukentlig skal totalentreprenøren fremsette en spesifisert oppgave over påløpte kostnader etter NS 8407 pkt. 30.3.1. første setning. Som nevnt over vil forsinket dokumentasjon frata oppdragsgiver sin kontrollmulighet og kan gi grunnlag for krav om redusering av det fremsatte krav.

Oppdragsgiver kan ikke kreve at totalentreprenøren skal få timelistene kvitterte. Norsk Standard legger opp til at oppdragsgiver må ta det inn i sin kontrakt om det skal kunne kreves. I den grad oppdragsgiver ikke har protestert på time- og materiallistene innen 14 dager fra disse er mottatt, skal disse time- og materiallistene legges til grunn i sluttoppgjøret.

Fordi en protest fra oppdragsgiver prekluderes om de kommer for seint er det av bevismessige årsaker mest hensiktsmessig at totalentreprenøren sender sine lister på e-post og gjerne som PDF-filer. På den måten er det enkelt å dokumentere når listene er mottatt.

Det er ikke uvanlig at totalentreprenøren spør om kvittering på time- og materiallistene eller at byggherre krever det uten at det er avtalt i kontrakten. Dersom begge parter gjentagende innretter seg som om det med å få kvittering på listene var nødvendig, vil partene fort komme i en situasjon hvor partene ved konkludent adferd (ved handling) må sies å ha inngått en ny avtale – nemlig at time- og materiallister skal signeres.

Det frarådes å innføre en praksis på kvittering av timelistene. Bestemmelsene i NS 8407 er utarbeidet for å være praktiske og sørge for at eventuelle protester blir «hengende» i den store pakken til sluttoppgjøret. Det vil normalt ingen av partene kunne se seg tjent med.

Mener partene at det likevel er hensiktsmessig med en annen ordningen den som følger av den avtalen de har signert på, bør partene i et oppstartmøte eller i et byggherremøte få nedfelt i protokollen fra møtet hvordan regningsarbeider skal håndteres.

Oppdragsgiver må – innen 14 dager fra mottatt oppgavene – fremme sine innsigelser til den mottatte dokumentasjon. Den 15. dagen skal den mottatte dokumentasjonen anses som endelig og retten til å komme med innsigelser anses som tapt.

Likevel kan oppdragsgiver protestere på den mottatte dokumentasjon dersom denne ikke er tilstrekkelig spesifisert eller på andre måter ikke er tilfredsstillende. Da får totalentreprenøren en frist på 14 dager til å komme med en korrigert og tilstrekkelig dokumentasjon. Straks denne er mottatt løper det en ny frist for oppdragsgiver til eventuelt å komme med innsigelser til den korrigerte dokumentasjonen.

I den grad det ikke er protestert på den mottatte dokumentasjonen innen den opprinnelige 14 dagers-fristen, eller 14 dager etter mottagelsen av utfylt dokumentasjon, er de aktuelle time- og materiallisten godkjent og skal legges til grunn i sluttoppgjøret. Eventuelle innsigelser må være konkrete ved å angi hvilke timer eller hvilke materialer det bestrides er levert. Protesteres det på antallet medgåtte timer eller mengder medgått skal det også spesifiseres mer enn at det bare fremmes som en generell påstand.

På samme måte som totalentreprenøren må «kontre» dersom et avslag på et varsel om tillegg er fremmet for seint, må totalentreprenøren meddele tilbake til sin oppdragsgiver «uten ugrunnet opphold» at han anser protesten mot de mottatte time- og materiallister er kommet for seint og derfor avvises (prekluderes).

Dersom protesten på time- og materiallistene er kommet for seint, men totalentreprenøren ikke varsler at han anser protesten som kommet for seint, skal protesten fra oppdragsgiver anses som kommet i tide (pkt. 5.2, 3.ledd).

Selv om alle time- og materiallister er fremmet uten innsigelser fra oppdragsgiver – og disse da skal legges til grunn i sluttoppgjøret – kan fortsatt oppdragsgiver komme med den anførselen at regningsarbeidet ikke er drevet rasjonelt og at vederlaget av den grunn skal reduseres.

Fr at en slik anførsel skal kunne nå frem, må den underbygges med konkrete forhold som gjør at arbeidet ikke kan anses å ha vært rasjonelt. Det kan være at timene fra en underentreprenør som er viderefaktuerert av totalentreprenøren hadde uhensiktsmessig lang reisetid som han fakturerte samtidig som det fantes andre med nødvendig kompetanse og kapasitet nærmere. Da har totalentreprenøren fakturert mer enn de kostnadene som var «nødvendig».

I praksis anføres ofte en påstand om urasjonell drift uten å være underbygget. Da kan påstanden avvises som ikke begrunnet.

Ikke sjelden har entreprenøren sendt sine time- og materiallister til riktig tid uten å få noen protester eller at protestene er kommet senere enn etter 14 dager og er krevd prekludert.

Dersom da entreprenøren i et sluttoppgjør eller på et annet tidspunkt går inn i en drøftelse om timebruken på timelister hvor protesten er prekludert, kan denne protesten «gjenopplives» ved at totalentreprenøren går inn i en realitetsdrøftelse.

For å unngå dette kan entreprenøren diskutere timer som allerede er godkjent ved at det ikke er kommet en protest i tide, men da må han også presisere at han fastholder at protesten er kommet for seint og av den grunn kan ses bort fra med mindre partene ellers skulle bli enige. Av bevishensyn bør en setning om at entreprenøren fastholdt at protesten var prekludert i en e-post til sin oppdragsgiver gjerne samme dag eller neste dag.

Vi bistår klienter over hele landet.