Overfladisk eller manglende oppstartsmøte

I prosjekter hvor kontrakter inngås etter gjennomført konkurranse, har partene begrenset mulighet til å diskutere uklarheter i konkurransegrunnlag og kontraktsvilkår eller uheldige kontraktsvilkår før kontrakt er signert. Det er til og med forbud mot kontakt mellom partene som kan gi entreprenøren et konkurransefortrinn i forhold til konkurrentene. Det vil være ulovlig forskjellsbehandling av konkurrentene og brudd på flere av de grunnleggende anbudsrettslige prinsippene.

Det er først etter at kontrakt er signert at partene har mulighet til å snakke sammen om uklarheter og uheldige kontraktsvilkår.

• Les mer om: 13 tabber i totalentreprise

Også der kontrakt inngås uten konkurranse kan det være begrenset med tid og mulighet til å oppdage og avklare uklarheter i prisgrunnlag og kontrakt før kontrakt signeres. Også i disse kontraktene er det ofte først når arbeidene skal starte opp at partene har reell mulighet til å se nærmere på avtalen, rettighetene og forpliktelsene.

Ikke sjelden oppdages det da at avtalen har uklarheter eller uheldige kontraktsvilkår.

Det er alltid lurt å gå grundig gjennom konkurransegrunnlag/prisgrunnlag og kontrakt etter at kontrakt er signert. Inviter derfor til et oppstartsmøte hvor partene går gjennom uklarheter og uheldige kontraktsvilkår, og om nødvendig bli enige om tolkninger og avtale justeringer av kontraktsvilkår.

På denne måten kan mulige tvistepunkter bli ryddet ut av veien allerede før de materialiserer seg.

Listen over punkter som bør drøftes på slike møter vil variere fra prosjekt til prosjekt, men består normalt av mange punkter.

Avtaler binder partene frem til den bortfaller iht. avtalens regler og forutsetninger, eller at partene inngår nye avtaler som avviker fra den første avtalen.

Dette betyr at partene står nokså fritt til å inngå avtaler om andre kontraktsvilkår enn de som følger av den første avtalen. Bruk derfor muligheten innledningsvis i prosjektet, når det fortsatt er god stemning mellom partene til å finne nye balanserte regler som er mer tilpasset prosjektet enn det som først ble avtalt.

Er kontrakten vunnet ved konkurranse, er oppdragsgiveren forhindret til å avtale nye kontraktsvilkår som vesentlige endrer den først inngåtte avtale, men ut over det bør dere alltid avtale nye vilkår, som er mer egnet det konkrete prosjektet, tilpasset «det virkelige liv».

Oppstartsmøtet er med andre ord en gyllen anledning for å optimalisere avtalen.

Etter Norsk Standard 8405 pkt. 7.1 og Norsk Standard 8407 pkt. 4.1 har en part rett til å innkalle til et oppstartsmøte. Men også der kontrakten ikke sier noe om et oppstartsmøte bør partene ta initiativ for å få gjennomført et slikt møte.

Det er ikke bestemte formkrav knyttet til innkallingen.

Mange kontrakter har bestemmelser om hvordan partene skal kommunisere. Det er typisk regler om skriftlighet, bruk av e-post og noen ganger telefaks, bruk av ulike skjemaer etc. Felles for dem er at de ikke nødvendigvis gir anvisning på en optimal kommunikasjonsform tilpasset ditt prosjekt. Ønsker dere å kommunisere ved bruk av e-post bør det alltid avtales, og det bør presiseres hvilke e-postadresser som skal brukes. Ikke velg kommunikasjonsformer som er mer formelle og tungvinne enn nødvendig. Noen av skyløsningene er fortsatt noe tungvinne og gir dårlig oversikt over dialogen partene har hatt.

Bruk oppstartsmøtet på å sjekke om det er avtalt en optimal kommunikasjonsform, eller om dere i stedet skal velge andre regler. Typisk bør dere avtale at kommunikasjon som utløser rettigheter og plikter må være skriftlig og primært via e-post til bestemt e-postadresse.

Er prosjektet stort kan det være hensiktsmessig å avtale at varsler som kan utløse krav om tilleggsbetaling og fristforlengelse skal skje på bestemte skjemaer. Så lenge dere bruker en Norsk Standard kontrakt bør dere ikke bruke skjemaer som forutsetter byggherrens aksept. Det bryter med varslingsreglene, hoppeplikten i standardene og systemet for øvrig og skaper uklare regler.

Det er viktig å ha kontroll på hvem som kan representere byggherre og entreprenør og som har fullmakt til å gi og ta imot endringsordrer. Husk alltid å avtale hvem som er partenes representanter, og hvilke adresser som skal benyttes. Helst e-postadresser.

Partene har sjelden på tidspunktet for avtaleinngåelsen en omforent oppfatning om hvilke møter som skal gjennomføres når. Det er imidlertid viktig at partene blir enige om dette før arbeidene starter. Forsøk derfor å bli enige om en møteplan som sier noe om hva som skal drøftes på hvilke møter, hvem som skal delta, hvor og når møtene skal gjennomføres.

Avtal et optimalt antall møter, det blir feil både med for mange og for få møter. Ikke vær for optimist og tro at prosjektet kan gjennomføres med få møter. Det dukker alltid opp uforutsette forhold som må avklares. Slike avklaringer gjøres best i møter.

I større prosjekter har byggherre ofte en PA-bok med diverse prosjektadministrative bestemmelser. Disse inneholder ofte pålegg fra byggherren som i utgangspunktet må være avtalt for å binde entreprenøren. Vær derfor klar over at PA-boken ikke automatisk er en del av avtalen.

For at entreprenøren skal bli kjent med de pålegg byggherre mener er særlig viktig å etterleve, bør PA-boken gås gjennom i oppstartsmøtet.

De fleste større kontrakter pålegger partene å ha utført deler av sin leveranse allerede i ukene etter signering av kontrakt. Det er lurt å bruke oppstartsmøtet på å få kontroll på at disse oppgavene er utført. Vi nevner her

• Dokumentasjon på avtalt sikkerhet med bank/forsikringsselskap
• Dokumentasjon av forsikringer, det vil si entreprenørforsikring (brann, skade et), entreprenørens ansvarsforsikring, byggherrens eventuelle forsikring på resten av bygget.
• Mengdekontroll
• Kontroll av byggherrens og eventuelt entreprenørens prosjektering<
• Fremdriftsplaner

Er det avtalt eller forutsatt at entreprenøren skal få tiltransportert kontrakter med arkitekt, rådgiver, underentreprenører og eller leverandører, bør partene gå gjennom disse kontraktene på overordnet nivå og sjekke at alle dokumenter entreprenøren trenger for å kontrollere kontraktene er tilstede.

Entreprenøren må deretter i tråd med kontraktens bestemmelser kontrollere disse ytterligere og eventuelt varsle dersom det er noe som mangler eller om forutsetningene for tiltransporten er oppfylt.

Byggherre skal normalt overlevere noe prosjektering til entreprenøren (tegning, beskrivelse, lovlighetskontroll, metode og materialvalg) samt det fysiske arbeidsunderlaget.

Entreprenøren er avhengig av å motta prosjekteringen i tide for å kunne planlegge og gjennomføre sine arbeider og må følge bestemmelsene i NS 8407 for dette. Men allerede i oppstartsmøtet er det lurt å legge en plan for byggherrens overlevering av sine forpliktelser og entreprenørens kontroll av mottatt materiale og underlag. Avtal gjerne når og hvordan byggherren må ha tilbakemelding fra entreprenøren dersom det er mangler eller feil i prosjekteringen.

Erfaringsmessig vet entreprenører for lite om hvordan regningsarbeider skal gjennomføres hva gjelder dokumentasjon av kostnader og mengder. Vi anbefaler både byggherre og entreprenør å sette seg inn i prosedyrebeskrivelsen i NS 8407 pkt. 30. Regelen anses å være i samsvar med ulovfestet entrepriserett og er hovedsak lik regelen vi finner i NS 8405 og de andre Norsk Standard kontraktene.

Problemet med regelen er imidlertid at den er generell og ikke nødvendigvis praktisk i alle prosjekter. Den legger opp til at entreprenøren skal sende timelister og material lister hver uke. Er det nødvendig? Mange byggherrer synes det blir masete. Partene bør vurdere om det er nok med dokumentasjon hver 14. dag eller en gang pr. måned, og bruke oppstartsmøtet på å bestemme rutiner som er tilpasset det konkrete prosjektet.

Norsk Standard kontraktene har gode regler for fakturering. Der kontrakten ikke bygger på en Norsk Standard kontrakt, eller entreprenøren ønsker å fakturere hyppigere enn en gang hver måned bør partene vurdere å avtale en faktureringsplan.

Kontroller samtidig at dere har avtalt faktureringsadresse.

NS kontraktene har strenge og generelt gode regler for hvordan overtakelse skal skje og hvilke virkninger som inntrer ved gjennomført overtakelse. Problemet er at mange ikke etterlever reglene i praksis, og det gir utilsiktede virkninger. Vi anbefaler derfor alle om å ta konkret stilling til om de vil følge kontraktens regler på dette punkt. Ønsker ikke partene å etterleve reglene, bør det avtales særlige regler for hvordan overtakelse skal skje.

Det kan være behov for delovertakelser. I så fall må det avtales. Det kan være behov for at byggherren kan utføre noen arbeider på byggeplassen før overtakelse. Da bør det avtales hvordan det skal håndteres på en forsvarlig måte, samt hvilken betydning det skal få for fremdriften, dagmulkt og dekning av merkostnader for entreprenøren.

Vær spesielt oppmerksom på regler om overlevering av FDV dokumentasjon, tidspunkt for testing av anlegg etc.

Vi har her listet opp og kommentert noen av de viktige temaene partene bør gå gjennom på oppstartsmøtet og vurdere om det skal avtales regler som begge parter er fortrolige med.

Listen er ikke uttømmende, og vi anbefaler at det lages sjekklister over typiske temaer det er lurt å drøfte i oppstartsmøter.

Målet er å få avklare uklarheter og å avtale kontraktsvilkår som begge parter anser hensiktsmessig. Det handler om å skape et best mulig grunnlag for samarbeidet videre i prosjektet.

Vi bistår klienter over hele landet.