Feil håndtering av endringssituasjoner, situasjoner med hindringer, varsler og svar

Denne artikkelen er den 5. tabben i serien om 13 tabber i totalentrepriser.

Mange opplever det vanskelig å håndtere endringer og hindringer og andre forstyrrelser i prosjektene. Noen ser nok litt bort og håper at den andre part skal være fornuftig når sluttoppgjøret kommer. Det er dessverre ofte ikke godt nok.

Forklaringen på hvorfor mange synes det er vanskelig å håndtere det med varsler om endringer, hindringer og andre forstyrrelser, ligger nok dels i at det kan få alvorlige konsekvenser om situasjonen håndteres feil. Det er også et uoversiktlig stort antall regler med varslingsplikter og svarplikter i Norsk Standard kontraktene.

Vi har forsøkt å telle alle reglene i NS 8405 som inneholder en eller annen form for varslingsplikt eller svar plikt. Vi har kommet til at det er minst 45 slike regler. Mange av dem har i tillegg regler som sier at den som ikke varsler eller svarer korrekt, taper krav på vederlagsjustering, fristforlengelse, innsigelser til den ands krav mm (preklusjon). Det er knapt noen, og da tar vi også med entrepriserettsadvokatene, som kan ramse opp alle varslingsreglene i NS 8405 uten å samtidig lese seg gjennom teksten. Vi har ikke gjort samme øvelsen når det gjelder NS 8407, men tallet er nok omtrent det samme.

Det er da forståelige at mange synes det er skummelt å håndtere det med varsler og svar. Frykten for å gjøre feil er naturlig nok stor.

• Les mer om: Totalentrepriser NS 8407 / NS 8417

Dersom en analyserer de ulike varslingsreglene, er det mulig å se et mønster. De 45 reglene som pålegger partene å sende varsel eller svare, innebærer ikke 45 ulike varslingsrutiner. Faktisk er det mulig å koke dette ned til noen håndterbare «hovedregler».

Vi skal derfor i denne artikkelen begrense oss til å gi en kortere beskrivelse av tre hovedregler du som et minimum må følge for ikke å tabbe deg skikkelig ut. Reglene fanger ikke opp de spesielle reglene om innkalling til overtakelsesforretning, registreringsforretning, oversendelse av FDV etc. Dette kommer i tillegg de situasjoner «hovedreglene» dekker opp for. Ha derfor i minne at vi i det følgende ikke går gjennom alle varslingsreglene vi finner i NS 8405, NS 8415, NS 8407 etc. og at det er viktig at du har lest gjennom standardene og kontraktene du bruker for å få en viss oversikt over alle reglene som er der.

Den første regelen er at du alltid skal varsle om forhold du må forstå at den andre part ønsker kunnskap om for å kunne ivareta sine interesser. Dette gjelder i alle fall når du har mistanke om at den andre part er uvitende om forholdet.

Dette kan eksempelvis være at entreprenøren ser at byggherrens program, altså byggherrens funksjonskrav og andre krav i kontrakten, kunne ha vært justert for bedre å oppfylle byggherrens ønsker og behov. Byggherrens program kan eksempelvis gi en rimelig byggekostnad, men en høy vedlikeholdskostnad. Det kan gi en enkel byggeprosess, men vanskeligjøre fremtidig utvikling av eiendommen. Denne varslingsplikten springer ut av den grunnleggende lojalitetsforpliktelsen partene har i ethvert kontraktsforhold, og i Bustadoppføringslova er dette direkte lovregulert ved at entreprenøren er pålagt i «ivareta forbrukerens interesser» gjennom hele byggeprosjektet.

• Les mer på eiendomsadvokater.no: Bustadoppføringslova

Men også byggherre har plikt til å varsle entreprenøren dersom byggherren blir oppmerksom på forhold entreprenøren burde få kjennskap til for å ivareta sine interesser. Det kan være at byggherren blir kjent med reguleringsforhold eller andre lov- eller forskriftsbestemmelser som kan skape problemer i prosjektet. Det kan være informasjon om grunnforhold, forhold med byggetomten og underlaget entreprenøren skal arbeide på.

Det kan også være at byggherren ser at entreprenøren har lagt opp til en uhensiktsmessig gjennomføring, eller at entreprenøren ser ut til å ha en for svak prosjektleder på plassen, noe som kan føre til byggefeil og kostbare utbedringsarbeider.

Regelen gjelder med andre ord for begge parter.

Den andre regelen er at du alltid skal varsle den andre part om forhold som du mener gir deg rett på økonomisk kompensasjon i form av;

• vederlagsjustering
• erstatning
• eller fristforlengelse

Her tar vi med at dersom du mener vederlaget skal justeres ved bruk av reglene om regningsarbeider eller justerte enhetspriser, må du varsle det samtidig.

Dette er varslingsregelen de fleste tenker på når vi snakker om «varsler», og regelen favner svært mange og ulike situasjoner. Det kan være at byggherren har pålagt entreprenøren å utføre noe annet enn det som var forutsatt da den opprinnelige avtalen ble inngått. NS kontraktene bruker uttrykket «endring».

Uttrykket omfatter både på det å gjøre noe mer, noe annerledes eller noe mindre enn opprinnelig avtalt. Vi tar også med situasjoner hvor byggherre krever at entreprenøren skal bli ferdig innen opprinnelig sluttfrist, selv om entreprenøren har krav på fristforlengelse, at byggherren krever utsettelse av arbeidene en periode, at arbeidene med det må utføres på tid av året som er mer kostbart for entreprenøren etc.

Varslingsregelen pålegger også byggherrene å varsle entreprenøren dersom byggherrene mener seg berettiget til erstatning eller fristforlengelse. Vi tenker da på situasjoner hvor byggherrene mener de blir påført merkostnader som følge av at entreprenøren søpler for mye, ikke rydder godt nok opp etter seg, at entreprenøren forsinker andre entreprenører ved ikke å følge omforent fremdriftsplan, at byggherren ikke får levert sin prosjektering i tide fordi entreprenøren ikke har gitt tilbakemeldinger byggherren trenger for å levere sin prosjektering etc.

Selv om det ikke er like vanlig å avtale at byggherrene taper sine krav dersom de ikke varsler slike forhold, kan både reglene om passivitet, og lempningsbestemmelser gjøre at byggherrene taper sine krav om de ikke varsler om slike forhold på en slik måte at entreprenørene får ivaretatt sine interesser.

Legg merke til at det i NS kontraktene er det uttrykkelig avtalt at entreprenøren får krav på vederlagsjustering dersom byggherren ikke svarer uten «ugrunnet opphold». I andre kontrakter, hvor det ikke er en slik positivt avtalt regel om tap av innsigelse mot vederlagskrav, får ikke entreprenøren automatisk krav på vederlagsjustering dersom byggherren ikke svarer. I slike kontrakter får entreprenøren bare krav på vederlagsjustering dersom det kan bevises at byggherren har bestilt endringen og entreprenøren har ivaretatt byggherrens interesser ved å varsle kravet før arbeidene startet opp. Vi ser altfor ofte at det argumenteres med at det ikke er svart «uten ugrunnet opphold», også der det ikke er avtalt at en NS-kontrakt skal gjelde. Det er ofte slag i luften.

Den tredje regelen er at du alltid skal varsle den andre part så fort du har grunnlag for å spesifisere kravet ditt på vederlagsjustering, erstatning eller fristforlengelse.

Vi kan godt si at denne reglen springer ut av den alminnelige lojalitetsforpliktelsen partene har til hverandre i et kontraktsforhold, en plikt til å holde den andre part løpende oppdatert på forhold som er av betydning for motparten.

Men i NS kontraktene er dette tatt en del hakk videre. Der bestemmes det at byggherrene uten ugrunnet opphold må protestere på entreprenørens spesifisering av krav, ellers får entreprenøren krav på det som følger av spesifiseringen.

Dette kan få betydning også andre veien. Dersom byggherre har varslet at det igangsettes ryddig, dersom entreprenøren ikke selv rydder, og senere varsler at nå er det ryddet og kostnaden ble på kr. 10.000,-, så bør entreprenøren svare nokså raskt dersom han mener kr. 10.000,-. er for mye. I så fall beror kravet på om byggherren har dokumentert kravet godt nok. Protesterer ikke entreprenøren blir ofte byggherrens krav tatt til følge uten nærmere undersøkelser fra domstolene.

Til slutt nevner vi en hovedregel som bare er direkte anvendbar i NS-kontraktene. Det er regelen om at den som vil anføre at den andre part var varslet eller svart for sent, må gjøre det skriftlig uten ugrunnet opphold etter at det er varslet eller svart for sent. Gjøres ikke det skal varselet eller svaret anses som sendt i tide.

Regelen er nok en konsekvens av at det tidligere var mange tvister knyttet til krav fra entreprenørene som byggherrene først avviste i sluttoppgjøret med den begrunnelse at kravet var varslet for sent. Når vi fikk Norsk Standard kontraktene i 84xx serien, ble konteringsregelen innført for å hindre den type tvister. Dersom byggherrene vil anføre at det er varslet for sent, må de gjøre det med en gang, ikke spekulativt vente til sluttoppgjøret.

Regelen slår imidlertid begge veier, slik at også entreprenørene må følge med dersom de vil avvise et varsel eller svar far byggherres som for sent fremsatt.

Disse tre hovedreglene favner de fleste varslingsreglene vi har i både NS kontraktene, bustadoppføringslova og Håndverkertjenesteloven. Reglene vi finner i de ulike kontraktene og lovene bruke andre ord ol., men essensen i reglene kan fint oppsummeres i disse tre reglene.

Følger du disse hovedreglene, vil du i all hovedsak dekke alle varslingsreglene du må følge.

Det finnes som nevnt ytterligere regler, så som regler om innkalling til overtakelsesforretning, det å melde arbeid ferdig og invitere til registreringsforretning, oversending av sluttfaktura og sluttoppsett, innsigelser til sluttoppgjøret etc. Disse er ikke kommentert her, og kommer i tillegg til varslingsreglene nevn ovenfor.

Vi har oppdatert våre standard varslingsskjemaer som du kan lastes ned gratis fra vår hjemmeside.

• Les mer på Codex.no: Sjekklister og skjemaer for NS-kontrakter

Vi bistår klienter over hele landet.