Feil håndtering av regningsarbeider

Regelen høres enkel ut. Men manglende kunnskap om regelen, og forsøk på å omgå regelen skaper fort trøbbel.

La oss først kort kommentere regelens innhold.

Regelen bestemmer at entreprenøren skal få dekket nødvendige og rimelige faktiske kostnader med å utføre arbeidet byggherren/oppdragsgiveren har bestilt. Entreprenøren plikter å arbeide raskt og rasjonelt. Dernest skal han uoppfordret eller når byggherre/oppdragsgiver ber om det dokumentere sine faktiske kostnader. I NS kontraktene skal entreprenøren sende dokumentasjonen til byggherre/oppdragsgiver ukentlig.

Byggherren/oppdragsgiveren på sin side må kontrollere dokumentasjonen før han betaler. Har byggherren/oppdragsgiveren betalt, kan han ikke senere protestere på kravet. Han kan for eksempel ikke hevde at arbeidet ikke er bestilt. Men, han kan alltid nekte å betale kostnader som er blitt unødvendige store på grunn av at entreprenøren har arbeidet irrasjonelt.

• Les mer om: Skjema og sjekklister
• Les mer om: Regningsarbeider

Vi finner regelen i noe ulike varianter i alle de norske standardkontraktene NS 8405, 8415, 8406, 8416, 8407 og NS 8417, bustadoppføringslova og håndverkertjenestelova. Regelen er også en ulovfestet regel som kommer til anvendelse selv om ikke loven eller NS kontraktene kommer til anvendelse.

Det betyr at regelen alltid kommer til anvendelse når partene ikke har avtalt annen pris på jobben.

Det ligger mye i uttrykket nødvendige og faktiske kostnader.

For det første har entreprenøren rett til å få dekket sine faktiske kostnader. Byggherren kan for eksempel ikke nekte å betale fordi byggherren trodde det ville koste mindre. Så lenge entreprenørens kostnader er nødvendige og rimelige ut fra arbeidet som er utført, har byggherren plikt til å betale.

For det andre kan ikke entreprenøren kreve dekket mer enn sine faktiske kostnader. Mange entreprenører har opparbeidet til dels omfattende rabatter hos leverandører og underentreprenører. Vi tenker her på rene rabatter på veiledende priser, volumrabatter hvor det tilbakebetales en bonus/provisjon fra leverandøren ved slutten av avtalte perioder mm.

Mange entreprenører ser disse rabattavtalene som et konkurransefortrinn og ønsker å holde disse rabattene skjult for byggherre/oppdragsgiver. Ved å presentere fakturaen fra leverandøren som dokumentasjon på faktisk kostnad, uten å fortelle at deler av kostnaden vil bli tilbakebetalt fra leverandøren, lurer entreprenørene byggherrene/oppdragsgiverne til å betale mer enn entreprenørens faktiske kostnader. En slik praksis er i strid med regelen om regningsarbeid, og både Høyesterett og de øvrige domstolene slår ned på dette.

Dette betyr at dersom entreprenøren ønsker å beholde rabattene selv, må han sørge for å avtale en pris på jobben, som sikrer at regelen om regningsarbeid ikke slår igjennom.

Alt for mange entreprenører er dårlige til å dokumentere sine faktiske kostnader. Enten fordi de ikke har systemer som gir de mulighet til å knytte de ulike kostnadene til konkrete prosjekter, eller fordi de ikke er klar over at de plikter å dokumentere kostnadene.

Konsekvensen av å ikke dokumentere kostnadene er at entreprenøren ikke har rett på mer betalt enn det byggherren/oppdragsgiveren måtte forstå at jobben ville koste, samt et påslag for indirekte kostnader, risiko og fortjeneste.

Her ser vi at regelen har fått noe ulikt innhold i NS kontraktene og i Håndverkertjenesteloven og Bustadoppføringslova. Essensen er imidlertid stort sett den samme.

• Les mer om: Entreprisekontrakter
• Les mer på eiendomsadvokater.no: Håndverkertjenesteloven
• Les mer på eiendomsadvokater.no: Bustadoppføringsloven

For en entreprenør som ikke krever mer betalt enn vanlig markedspris, høres dette kanskje ikke så dramatisk ut, men i virkeligheten vil entreprenører som ikke dokumenterer kostnadene sjelden få dekket faktiske kostnader.

Byggherrene/oppdragsgiverne forstår brått svært lite, og blir lite hjelpsomme med å oppklare hvor kostnadskrevende jobben var. Dommerne vet at entreprenøren kan bebreides for ikke å ha dokumentert sine kostnader, og får ofte mer sympati for byggherren/oppdragsgiveren. Dommerens skjønnsmessige vurdering av hva byggherren/oppdragsgiveren måtte forstå, ender dermed ofte i favør av byggherren/oppdragsgiveren.

Det er derfor ekstremt viktig at entreprenørene skaffer seg systemer som setter de i stand til å knytte de ulike kostnadene til konkrete prosjekter, og fortløpende oversende dokumentasjonen til byggherre/oppdragsgiver.

Hovedregelen er at entreprenøren plikter å arbeide rasjonelt, for ikke å pådra seg unødvendige kostnader. Arbeider entreprenøren irrasjonelt, må han ta regningen selv.

Der det er byggherre/oppdragsgiver som er årsak til, eller har risikoen for årsaken til at entreprenøren arbeider irrasjonelt, har entreprenøren i utgangspunktet rett til å få dekket merkostnaden forårsaket av hindringen/forstyrrelsen. Det kan være tilfelle der byggherre/oppdragsgiver stadig vil kontrollere entreprenørens arbeid, eller sideentreprenører hindrer entreprenøren i å arbeide på en optimal måte.

I slike situasjoner må entreprenøren varsle byggherre/oppdragsgiver og gjøre han oppmerksom på at entreprenøren ikke får arbeidet rasjonelt på grunn av forhold byggherren/oppdragsgiver har ansvaret og risikoen for. På den måten gir han byggherre/oppdragsgiver mulighet til å fjerne forstyrrelsen/hindringen, slik at entreprenøren på nytt kan arbeide rasjonelt. Blir ikke forstyrrelsen/hindringen fjernet fremstår merkostnaden forårsaket av situasjonen som en nødvendig kostnad byggherre/oppdragsgiver må betale.

Entreprenøren plikter selvsagt å forsøke å begrense merkostnaden med rimelige midler, legge om av arbeidet, men kostnader som ikke lar seg eliminere har entreprenøren krav på å få dekket.

Situasjonen beskrevet ovenfor vedrørende hindringer/forstyrrelser som byggherre/oppdragsgiver har ansvaret og risikoen for, er nært beslektet med endringssituasjonen.

Dersom byggherre/oppdragsgiver bestiller endringer, det vil si at entreprenøren skal gjøre noe annet, noe mer eller noe mindre enn opprinnelig avtalt, griper det inn i hvordan arbeidet må utføres, på samme måte som en hindring/forstyrrelse. Entreprenøren må legge nye planer, noe som normalt medfører andre kostnader enn først planlagt.

Får entreprenøren merkostnader, er det noe byggherre/oppdragsgiver må dekke. Vi kunne utledet denne betalingsplikten ut fra reglene om regning, slik vi beskrev ovenfor, men det er mer korrekt å utlede betalingsplikten fra reglene om endringer.

Også etter reglene om endringer plikter entreprenøren å varsle byggherre/entreprenør om situasjonen. Entreprenøren må si i fra at han mener byggherre/oppdragsgiver pålegger han å utføre noe annet enn opprinnelig avtalt, og at han dersom det er aktuelt vil kreve tilleggsbetaling og eller fristforlengelse som følge av pålegget. Byggherre/oppdragsgiver får da en mulighet til å angre seg og kansellere endringen dersom det blir for dyrt, eller bekrefte at endringen skal gjennomføres. Det gir også byggherre/oppdragsgiver mulighet til å oppklare eventuelle misforståelser, for eksempel å konstatere at partene er uenig i hva som ligger innenfor den opprinnelige avtale.

Kansellerer ikke byggherre/oppdragsgiver endringen, er vi med en gang dypt inne i reglene om endringer, som kan gi entreprenøren rett til å kreve dekket merkostnader forårsaket av endringen, eller byggherre/oppdragsgiver rett til å justere ned prisen ut fra den besparelse entreprenøren oppnår gjennom endringen. Dette omtaler vi nærmere i en annen artikkel.

Så fort det er avklart at byggherre/oppdragsgiver pålegger entreprenøren en endring, må partene avtale pris på endringen. De kan da avtale fastpris, eller enhetspriser. Dersom de ikke avtaler noe annet, har entreprenøren rett til å få betalt iht. reglene om regningsarbeid.

Mange tror at så lenge arbeidet utføres etter prinsippet om regning, er det ikke nødvendig, viktig å skille mellom det opprinnelig avtalte arbeidet og endringer. Da kan veien bli til underveis, og det er ikke behov for klare og uttømmende beskrivelser av hva entreprenøren skal utføre. Det er feil, eller i beste fall dårlig kostnadsstyring.

Etter NS kontraktene gir byggherre/oppdragsgiver rett til å pålegge entreprenøren å utføre endringer, men bare innenfor en netto endring av vederlaget på 15%. Etter Bustadoppføringslova, kan partene avtale en tilsvarende grense. Selv der det ikke er avtalt en 15% grense, er det grenser for hvor mye endringer forbruker kan bestille, hvorvidt grensen går ved 15%, 20% eller 10% beror på en konkret vurdering av arbeidets art mm.

Dersom entreprenøren skal kunne si stopp og si at nå vil jeg ikke utføre flere endringer, må entreprenøren først ha kontroll på hva som er det opprinnelig avtalte arbeidet og hva som er endringer. Så fort byggherre/oppdragsgiver pålegger en endring, må entreprenøren håndtere det som en endring, varsle og skaffe seg kontroll på den kostnadsmessige konsekvensen av endringen. Bare da kan entreprenøren til slutt kunne si stopp. Byggherre/oppdragsgiver bør også ønske en slik kostnadskontroll.

Vi anbefaler derfor ikke avtaler hvor «veien blir til underveis». Slike avtaler gir svært liten kostnadskontroll, både for byggherre/oppdragsgiver og entreprenør. Noen ganger er det uunngåelig å la veien bli til underveis, men i normaltilfellene skal det være unødvendig.

Forsøk i stedet først å lage en klar og uttømmende beskrivelse av hva entreprenøren skal utføre. Dermed blir det enklere å konstatere når byggherre/oppdragsgiver pålegger entreprenøren endringer.

Vi bistår klienter over hele landet.