Samspillsentreprise eller samspillskontrakt

1. Formålet med samspillsentreprisemodeller er å etablere samarbeid mellom byggherre entreprenør og leverandører i tidligfase og helst før byggherren beslutter sine funksjonskrav og andre krav som skal oppfylles av entreprenøren i byggefasen.
2. Dernest å skape insitamenter som sikrer fortsatt samarbeid gjennom byggefasen, for på den måten øke verdiskapningen og kvaliteten, redusere kostnad og byggetid.
3. I fase 1 handler samspillet om å samarbeide om å avdekke muligheter og risikoer i prosjektet og sette en pris på disse, samt legge en realistisk plan for fase 2.
4. I fase 2, byggefasen, handler samspillet om å bruke målpris med definerte kostnadsposter og andre bonus/malus ordninger for å skape økt samarbeid om optimal gjennomføring av byggefasen.
5. Det er viktig å sikre et tydelig skille mellom hvem som treffer hvilke beslutninger med tanke på byggherrens funksjonskrav og andre krav, entreprenørens prosjektering og senere utføring.

Vi har samlet noen artikler om samspillsentrepriser eller samspillskontrakter på våre sider, og ønsker å skape økt interesse og forståelse for entrepriseformen. Vi forsøker å forklare samspillsentrepriseformen ved å bryte den ned i mindre elementer som hver for seg er enkle og forstå og som til sammen gir en god oversikt over det du må kunne før du starter en samspillsentreprise.

• Les mer om: Entreprisekontrakter
• Les mer om: Samspillsentreprise, ulike modeller

Noen tror at vi i samspillsentrepriser dropper de tradisjonelle kontraktsvilkårene, at samspillsentrepriser kan basere seg på regler som pålegger partene gjensidig tillitt og samarbeid. Det er feil.

Også samspillsentrepriseformen krever et avtalerettslig rammeverk, kontraktsregler som forteller partene hvilke rettigheter og plikter de har, hvilke handleplikter og medvirkningsplikter de har. Kunsten er å la de tradisjonelle regler om ansvar og risikofordeling fungere parallelt med regler som får partene til å samarbeide mot noen felles mål.

Norsk Standard hadde for noen år siden en komite i arbeid for å utarbeide en Norsk Standard for samspillentreprise. Arbeidet ble imidlertid innstilt og vi har p.t. ingen Norsk Standard for samspillsentreprise.

Samspillskontrakter må derfor lages og tilpasses hvert enkelt byggeprosjekt. Skal du gjennomføre en samspillsentreprise må du derfor legge endel resurser i å lage deg en god kontrakt. Det er mulig å kopiere fra andre, men du må forstå konsekvensene av reglene før du tar dem inn i avtalen.

Skal du delta i en samspillsentreprise må du på samme måte lese hele kontrakten nøye. Få kontroll over de handlepliktene og det ansvar kontrakten pålegger deg. Både byggherre og entreprenør bør også sette av noe tid på opplæring i entreprisemodellen før de starter opp.

De beste samspillsentreprisekontraktene i dag er basert på en kjerne hentet fra NS 8407 og NS 8402, og med noen få justeringer / tillegg tilpasset situasjonen i fase 1, og målet om økt samarbeid i byggefasen (fase 2). Noen bruker kun NS 8407, men da med flere tilpasninger.

• Les mer om: Mal for samspillskontrakt i små og mellomstore prosjekter

Det er gjennomført mange samspillsentrepriser i Norge de siste 15 – 20 årene. Mange har vært svært store, med mange aktører involvert. Noen har vært organisert som fler-parts entrepriser, det vil si at mange aktører deler på ansvaret og risikoen for å få byggeprosjektet vel i havn. Både byggherre, entreprenør, arkitekt, ingeniør og tekniske entreprenører deler ansvaret og risikoen for å få byggeprosjektet vel i havn. Særlig rådgiversiden er lite glad i denne modellen, og i dag blir denne modellen mindre og mindre brukt.

Trenden er nå at det kun er byggherre og totalentreprenør som blir trukket inn i den innerste sirkelen og som deler ansvar og risiko. De øvrige aktørene blir i engasjert med vanlige kontraktstandarder og har mer tradisjonelle roller i prosjektet. Dette kaller vi to-parts samspillsmodeller.

I to-parts samspillsentreprisene blir ikke arkitektene, ingeniørene og tekniske entreprenører og leverandører trukket inn i samme grad som i en fler-parts samspillsentreprise. De blir oftest engasjert av totalentreprenøren med tradisjonelle entreprisekontrakter så som NS 8401, NS 8402, NS 8417 og NS 8415 og NS 8409.

Er det tid nok i prosjektet og gevinstpotensialet stort nok, bør imidlertid også disse trekkes inn i fase 1 slik at de kan bidra med å kartlegge og prise muligheter og risiko i prosjektet. Jo flere som deltar på å kartlegge muligheter og risiko i fase 1, desto bedre er det for byggherren. Men pass på at det ikke blir for komplisert. Jo flere som trekkes inn i tidligfase, jo mer komplisert blir avtalestrukturen og vilkårene som må på plass.

De som vil være med å dele kaka til slutt, det vil si få en del av besparelser i prosjektet, må også ha noe ansvar dersom ting ikke går som planlagt. I en to-parts samspillsentreprise er det normalt kun byggherre og totalentreprenør som deler på kaka.

I en fler-parts modell er det flere som trekkes inn for å dele kaka, men jo flere som trekkes inn, jo mer komplisert blir ansvarsfordelingen og kontraktene. Uansett hvor mange som trekkes inn er det viktig å beskrive ansvaret klart og tydelig i avtalene.

Det er nå vanligst at kun byggherre og totalentreprenør deler på kaka. Det gjør entrepriseformen enklere å håndtere, hvilket er særlig viktig i mindre byggeprosjekter.

Samspillsentrepriser må ha et avtalerettslig rammeverk, kontraktsregler, som gir partene arbeidsoppgaver, ansvar og risiko som er tilpasset den situasjon partene er i. Det er samtidig lurt å bruke kjente kontraktsvilkår så langt de passer. Det er ingen ting i veien for – og det er en fin praksis å bruke NS 8402 i fase 1 og NS 8407 i fase 2, begge med noen justeringer.

Noen mener det er ok å kun bruke NS 8407 i både fase 1 og fase 2. Det er delte meninger om hvorvidt det er hensiktsmessig. Reglene i NS 8407 er nemlig ikke tilpasset den spesielle situasjonen partene er i fase 1 av en samspillsentreprise. Da er NS 8402 minst like godt egnet. Uansett må det avtales noe avvik både fra NS 8402 og NS 8407 for at kontraktene skal fungere optimalt.

Mange tror at vi i samspillsentrepriser setter en stor strek over all risikofordeling i NS 8402 og NS 8407. Det er feil. Samspill eller samarbeidet i fase 1 handler ikke i første om gang om å endre ansvaret eller risikoen. Det handler i stedet om å samarbeide om å avdekke muligheter og risikoer i prosjektet som byggherren kan bruke som grunnlag for å lage byggherrens funksjonskrav og andre krav entreprenøren skal oppfylle i fase 2.

I fase 2, vil man ved å bruke målsum, gjøre noen endringer i ansvarsfordelingen, men det er da meget viktig å være bevisst hvilke kostnadsposter og risikomomenter som skal være omfattet av målsummen og som partene med det skal få et delt ansvar for. Det er mange gode og veloverveide tanker som ligger bak risikofordelingen i standardkontraktene og det skal gode grunner til å sette disse vesentlig til side.

Målpris er en form for bonus / malus ordning hvor besparelser eller merkostnader i forhold til målsummen fordeles mellom partene. Mange ser på målsum som hovedkriteria for å kunne kalle entreprisen en samspillsentreprise. Det er feil. Det gjennomføres mange samspillsentrepriser uten målpris. Men målsum er en av flere momenter som kan tas inn i kontrakten for å skape økt grad av samarbeid mellom partene.

Velger man å avtale en målpris, er det viktig å være meget bevisst på hvilke kostnadsposter som skal være inkludert i målprisen.

Bruk av målpris innebærer avvik fra noen av de tradisjonelle ansvars og risiko fordelingene vi finner i standard kontraktene. Avhengig av hvilke kostnadsposter som tas inn i målpris og prosjektkostnad, kan avviket bli nokså stort.

Dersom målpris skal dekke entreprenørens kostnader iht. NS 8407, har byggherren med en gang fått helt eller delvis medansvar for entreprenørens risiko. Skal målsum også inkludere byggherrens kostnader har entreprenøren fått helt eller delvis medansvar for byggherrens risiko. Her er det mange muligheter, men også farer.

Før partene avtaler målsum hvor ulike kostnadsposter tas inn i målsum og derigjennom prosjektkostnad, bør parten være meget bevisst hvilke risikoposter som tas inn i målsum.

Vi kan skille mellom 4 typer risiko/kostnadsposter partene særlig må ta kontroll over.

1. Entreprenørens kostnader og risiko som kan materialisere seg i byggeperioden.
2. Byggherrens kostnader og risiko som kan materialisere seg i byggeperioden.
3. Entreprenørens kostnader og risiko som kan materialisere seg etter overtakelsen.
4. Byggherrens kostnader og risiko som kan materialisere seg etter overtakelsen.

Entreprens kostnader og risiko som kan materialisere seg i byggeperioden blir nesten alltid tatt med i målsum. Dette er både vanlig entreprisekostnad, men også kostnader til å rette opp byggefeil, håndtering av leverandørsvikt, prisstigninger, krevende værforhold mm.. Ved å ta disse kostnadene inn i målsum, blir byggherren medansvarlig for disse kostnadene og partene får et insitament for å samarbeide om å holde slike kostnader på et minimum. Det er imidlertid lurt å sondre mellom ulike risikoposter, og særlig kostnader som skyldes uaktsomhet.

Også bestemt byggherrerisiko som kan materialisere seg i byggeperioden kan med fordel tas inn i målpris. Det sikrer at partene er motivert til å samarbeide om å unngå at risikoen materialiserer seg og å løse eventuelle problemer med lavest mulig kostnad. Dette kan for eksempel være uforutsette forhold i grunnen, trøblete naboer, forsinkelse som følge av sen medvirkning fra byggherren etc. Det kan være lurt å ta som utgangspunkt at det kun er klart definerte byggherre kostnadsposter og risiko som skal inn i målsum.

Entreprenørens risiko som kan materialisere seg etter overtakelse (mangelsansvar), blir noen ganger tatt med i målsum, men gjerne slik at beløpet som skal dekke risikoen blir bestemt samtidig med fastsettelsen av målsum (det er først da entreprenørens risiko kan prises) og utbetalt i sin helhet til entreprenøren ved overtakelse. Deretter har entreprenøren ansvaret for å utbedre feil og mangler som oppdages etter overtakelsen.

Det er vanlig å holde byggherrens kostnader og risiko som materialiserer seg etter overtakelsen helt utenfor målsum. Dette forblir byggherrens ansvar i sin helhet, en kostnad entreprenøren ikke behøver å tenke på. I noen ekstremtilfeller, velger man også å ta slike kostnader inn i målsum, og da vil entreprenøren typisk få et utvidet ansvar for å følge opp hele bygget/anlegget i lenger tid etter overtakelsen.

• Les mer om: Riktig håndtering av risiko sikrer fordelene med samspillsentreprisene

De som har lært tradisjonell prosjektledelse er kjent med begrepene prosjekteier, styringsgruppe, prosjektleder, prosjektgruppe, ressursgruppe etc. Dette er begreper med nokså allment kjent innhold. I mange samspillsentrepriser møter vi andre begreper, begreper det ikke er lett å forstå hva inneholder. Vi har analysert mange av disse nye begrepene for å finne ut hva de inneholder og det viser seg at mange av dem har samme innhold som begrepene vi kjenner fra vanlig prosjektledelse.

For ikke å komplisere samspillsentreprisene mer enn nødvendig er det derfor en fordel å bruke de kjente begrepene prosjekteier, styringsgruppe, prosjektleder, prosjektgruppe, ressursgruppe etc. Innholdet i begrepene er som sagt det samme.

I vår mal for samspillskontrakter bruker vi begreper fra tradisjonell prosjektledelse.

• Les mer om: Mal for samspillskontrakt i små og mellomstore prosjekter
• Les mer om: Samspillskontrakter og prosjektledelse

Før du drar i gang en samspillsentreprise, må du på vanlig måte spørre deg; hvilken entrepriseform er den beste for dette prosjektet?

Det er mange faktorer som spiller inn nå du skal velge entreprisemodell og det er ulike entreprisemodeller, eller avtalestrukturer å velge mellom. De vanlige ytterpunktene er byggherrestyrt entreprise og generalentreprise. I byggherrestyrte entrepriser er det vanlig at byggherren fremskaffer prosjektering som entreprenøren utfører i henhold til. I generalentrepriser skal normalt entreprenøren prosjektere alt byggherren ikke selv har prosjektert. Dermed er uttrykket utførelsesentreprise vanlig i byggherrestyrte entrepriser og totalentrepriser i generalentrepriser.

Samspillsentrepriser gjør egentlig ikke noen endring på dette. Byggherre kan velge å trekke inn entreprenøren allerede i tidlig fase, selv om byggherren ønsker å prosjektere alle arbeidene selv. Det gir den fordel at entreprenøren blir godt kjent med prosjektet allerede i god tid før utførelsen, og kan gi sine innspill på muligheter og risikoer i prosjektet allerede før byggherren går i gang med prosjekteringen. Det er imidlertid mer vanlig å bruke samspillsmodellen der entreprenøren skal prosjektere det vesentligste av arbeidene. Dette viser imidlertid at avtalestruktur ikke er avgjørende for om prosjektet skal gjennomføres som en samspillsentreprise.

Sagt med andre ord, har byggherre allerede klart for seg hvilke funksjonskrav og andre krav byggherre stiller til bygget, og ønsker å prosjektere alt selv, kan en byggherrestyrt entrepriseform, eller en NS 8405 være den beste entrepriseformen. Da får ikke byggherren utnyttet entreprenørens erfaring i tidlig fase, men det er et valg byggherren kan ta.

Ønsker byggherren innspill fra entreprenøren på hva som kan bygges, hvilke funksjonskrav og andre krav det kan være lurt å ta inn i avtalen, er det med en gang lurt å velge en samspillsmodell. Det er fortsatt slik at byggherren beslutter funksjonskravene og de andre kravene byggherre krever oppfylt av entreprenøren, og byggherre kan velge å prosjektere hele, deler eller ingen deler av arbeidet.

Samspill som gjennomføringsmodell er med andre ord godt egnet i alle byggeprosjekter, særlig der det skal bygges noe som aldri før har vært bygget, eller hvor det er vanskelig for byggherre å beskrive nøyaktig hva som skal bygges, hvilke funksjonskrav og andre krav byggherre bør stille til resultatet.

Er det uklart hvilke funksjonskrav og andre som er uforholdsmessig dyre eller tar uforholdsmessig lang tid å oppfylle, kan samarbeidet med entreprenøren bringe klarhet i dette allerede før byggherren bestemmer seg for hva kravene som skal oppfylles. På samme måte kan entreprenøren være med på å finne ut hvilke krav som kan oppfylles innen den tidsramme byggherren har, eller hvilke krav som gir beste totalpris når investeringskostnad, drift og vedlikeholdskostnad sees i sammenheng (livsløps kostnad).

Samspillsmodellen er også egnet der det er viktig å være ferdig med prosjektet innen bestemt tid og hvor det er ønskelig med så mye kvalitet som mulig innenfor et bestemt budsjett.

Er du i tvil om samspillsentreprise kan fungere i ditt prosjekt, kan du ta kontakt for en uformell samtale. Så kan vi hjelpe til med å peke ut momenter som må vurderes.

I tradisjonelle byggeprosjekter tar byggherre først kontakt med arkitekt og rådgiver for å lage en beskrivelse av de funksjonskrav og andre krav byggherren ønsker oppfylt. Deretter engasjeres entreprenøren, som gis en frist for å bli ferdig.

I en samspillsentreprise må entreprenøren engasjeres helt fra starten. Det vil si at entreprenøren må få tilsvarende tid på å bistå med utarbeidelsen av funksjonskravene og andre krav fra byggherren som arkitekt og rådgiver.

Valget av entreprenør er et av de mest kritiske valgene i en samspillsentreprise. Entreprenøren blir involvert helt fra starten av og samarbeidet skal vare til byggeprosjektet er ferdig.

Vi anbefaler at valget skjer etter en konkurranse hvor flere utvalgte entreprenører blir invitert til å gi et tilbud. Siden ingen vet hva prosjektet til slutt vil koste, vil ikke entreprenøren kunne gi pris på hele jobben. Det entreprenørene i hovedsak kan tilby og konkurrere på er påslagsprosent på selvkost, erfaring med samspill som gjennomføringsmodell, oppgaveforståelse og kvalitet på nøkkelpersonell.

Vi anbefaler at det brukes kvalifikasjonskrav så som økonomisk og finansiell styrke, erfaring med og eller forståelse for samspillsentrepriser. Som tildelingskriterier anbefaler vi å bruke påslagsprosent på selvkost (kun indirekte kostnader og fortjeneste, ikke risiko), konkret oppgaveforståelse og kvalitet, så som hvilke nøkkelpersonell som blir tilbudt gjennom hele prosjektet. Vi anbefaler forhandlet prosedyre for å kunne føre tett og inngående dialog med hver entreprenør før valget tas. Denne fremgangsmåten passer både offentlige og private byggherrer.

Vi anbefaler at det bygges inn avhoppsklausuler i samspillsavtalen som byggherre kan benytte både gjennom fase 1 og før overgangen til fase 2. Selv om byggherren har slike avhoppsklausuler, er det å måtte bruke avhoppsklausuler i seg selv et nederlag som bør unngås. Derfor er det å velge riktig entreprenør fra starten av en kritisk suksessfaktor.

Samspillsentreprise eller samspillskontrakt forutsetter at byggherre og entreprenør tenker noe annerledes enn i tradisjonelle entrepriseformer. Ulikhetene fra tradisjonelle entreprisemodeller er imidlertid ikke veldig store, og så fort det nye tankesettet har satt seg, er det grunn til å tro at potensialet i samspillsmodellen kan hentes ut i nesten alle byggeprosjekter. I følge erfaring og forskning fra utlandet gir modellen både rimeligere bygg, raskere gjennomføring, bedre kvalitet og ikke minst mindre tvister.

Vi følger utviklingen tett og ønsker å delta aktivt i å introdusere entrepriseformen i de små og mellomstore og store bygg- og anleggsprosjektene.

Les mer om:

• Samspillskontrakter under EØS terskelverdiene, når og hvordan
• Samspillskontrakter, partnering og alliansegrupper

Vi bistår klienter over hele landet.