Oppstartsmøte gir muligheter som bør benyttes

Avtalte kontraktsvilkår binder partene med mindre partene avtaler nye kontraktsvilkår som setter de første kontraktsvilkårene til side. I utgangspunktet kan avtaler om nye kontraktsvilkår inngås gjennom hele kontraktsperioden, men er det mulig bør kontraktsvilkårene avklares i starten av prosjektet.

Det er noen unntak. Et unntak er kontrakter som må tildeles etter konkurranse etter reglene om offentlige anskaffelser. I slike kontrakter kan ikke oppdragsgiver avtale vesentlige endringer i kontraktsvilkårene uten at kontrakten konkurranseutsettes på nytt.

Men ser vi bort fra unntakene kan dere alltid avtale nye vilkår, som er mer egnet det konkrete prosjektet, tilpasset «det virkelige liv». Oppstartsmøtet er en gyllent anledning for å inngå slike avtaler.

Etter Norsk Standard 8405 pkt. 7.2 har en part rett til å innkalle til et oppstartsmøte, men standarden gir liten veiledning på hva partene kan behandle på møtet. Men også der kontrakten ikke sier noe om et oppstartsmøte, bør partene ta initiativ for å få gjennomført et slikt møte.

Aktuelle temaer for oppstartsmøtene er mange, og nedenfor har vi listet opp noen.

Mange kontrakter har bestemmelser om hvordan partene skal kommunisere. Det er typisk regler om skriftlighet, bruk av e-post og noen ganger telefaks, bruk av ulike skjemaer etc. Felles for dem er at de ikke nødvendigvis gir en optimal kommunikasjonsformen i ditt prosjekt. Dere bør derfor alltid vurdere om kontraktens regler er hensiktsmessig for dere, eller om dere i stedet skal velge andre regler. Typisk bør dere avtale at kommunikasjon som utløser rettigheter og plikter må være skriftlig og primært via e-post til bestemt e-postadresse.

Er prosjektet stort kan det være hensiktsmessig å avtale at varsler som kan utløse krav om tilleggsbetaling og fristforlengelse skal skje på bestemte skjemaer.

Vær klar over at der kontrakten er bygget på en Norsk Standard kontrakt må dere ikke bruke skjemaer som forutsetter byggherrens aksept. Det bryter med varslingsreglene i standardene og skaper uklare regler.

Det er viktig å ha kontroll på hvem som kan representere byggherre og entreprenør og som har fullmakt til å gi og ta i mot endringsordrer. Avtal alltid hvem som er partenes representanter, og hvilke adresser som skal benyttes. Typisk e-postadresser.

• Les mer om:Irregulære endringsordrer i NS kontrakter

Partene har sjelden på tidspunktet for avtaleinngåelsen en omforent oppfatning om hvilke møter som skal gjennomføres når. Det er imidlertid viktig at partene blir enige om dette før arbeidene starter. Forsøk derfor å bli enige om en møteplan som sier noe om hva som skal drøftes på hvilke møter, hvem som skal delta, hvor og når møtene skal gjennomføres

I større prosjekter har byggherre ofte en PA-bok med diverse prosjektadministrative bestemmelser. Disse inneholder ofte pålegg fra byggherren som i utgangspunktet må være avtalt for å binde entreprenøren. For at entreprenøren skal bli kjent med de pålegg byggherre mener er særlig viktig å etterleve, bør PA-boken gås gjennom i oppstartsmøtet.

De fleste større kontrakter pålegger partene å ha utført deler av sin leveranse allerede i ukene etter signering av kontrakt. Det er lurt å bruke oppstartsmøtet på å få kontroll på at disse oppgavene er utført. Vi nevner her

Dokumentasjon på avtalt sikkerhet med bank/forsikringsselskap

Dokumentasjon av forsikringer, det vil si entreprenørforsikring (brann, skade et), entreprenørens ansvarsforsikring, byggherrens eventuelle forsikring på resten av bygget.

Er det avtalt eller forutsatt at entreprenøren skal få tiltransportert kontrakter med arkitekt, rådgiver, underentreprenører og eller leverandører, bør partene gå gjennom disse kontraktene på overordnet nivå og sjekke at alle dokumenter entreprenøren trenger for å kontrollere kontraktene er tilstede. Entreprenøren må deretter i tråd med kontraktens bestemmelser kontrollere disse ytterligere og eventuelt varsle dersom det er noe som mangler eller om forutsetningene for tiltransporten er brutt.

• Les mer om:Manglende fremdriftsplan før oppstart

Byggherre skal normalt i en viss grad overlevere noe prosjektering til entreprenøren (tegning, beskrivelse, lovlighetskontroll, metode og materialvalg). Entreprenøren er avhengig av å motta prosjekteringen i tide for å kunne planlegge og gjennomføre sine arbeider. Bestemmelsene om dette i Norsk Standard kontraktene er generelt gode, men kan med fordel forbedres og tilpasses de konkrete byggeprosjektene. Det er derfor lurt å avtale en fremdriftsplan også hva gjelder byggherrens overlevering av prosjektering. Avtal samtidig når byggherren må ha tilbakemelding fra entreprenøren dersom det er mangler eller feil i prosjekteringen.

Erfaringsmessig vet entreprenører for lite om hvordan regningsarbeider skal gjennomføres hva gjelder dokumentasjon av kostnader og mengder. Vi anbefaler alle å sette seg inn i prosedyrebeskrivelsen i NS 8406 pkt. 23.4. Regelen anses å være i samsvar med ulovfestet entrepriserett og er hovedsak lik regelen vi finner i NS 8405 pkt. 31 og de andre Norsk Standard kontraktene.

Problemet med regelen er imidlertid at den er generell og ikke nødvendigvis praktisk i alle prosjekter. Skal dere sende timelister hver uke, eller det nok med hver 14. dag eller en gang pr. måned? Derfor bør partene drøfte og bli enige i hvordan dokumentasjon av kostnader og mengder skal gjøres i det konkrete prosjektet.

Norsk Standard kontraktene har gode regler for fakturering. Der kontrakten ikke bygger på en Norsk Standard kontrakt, eller entreprenøren ønsker å fakturere hyppigere enn en gang hver måned bør partene vurdere å avtale en faktureringsplan.

Kontroller samtidig at dere har avtalt faktureringsadresse.

Norsk Standard kontraktene har strenge og generelt gode regler for hvordan overtakelse skal skje og hvilke virkninger som inntrer ved gjennomført overtakelse. Problemet er at mange ikke etterlever reglene i praksis, og det gir utilsiktede virkninger. Vi anbefaler derfor alle om å ta konkret stilling til om de vil følge kontraktens regler på dette punkt. Ønsker ikke partene å etterleve reglene, bør det avtales særlige regler for hvordan overtakelse skal skje.

Vær spesielt oppmerksom på regler om overlevering av FDV dokumentasjon, tidspunkt for testing av anlegg etc.

Vi har her listet opp og kommentert noen av de viktige temaene partene bør gå gjennom på oppstartsmøtet og vurdere om det skal avtales regler som begge parter er fortrolige med. Listen er ikke uttømmende, og vi anbefaler at hver bedrift lager sin egen liste over typiske temaer de ønsker å drøfte i oppstartsmøtet for om mulig å avtale kontraktsvilkår som begge parter anser hensiktsmessig. Det handler om å skape et best mulig grunnlag for samarbeidet videre i prosjektet.

Vi bistår klienter over hele landet.