Avslutning og overtakelse av byggeprosjekter

Hensikten med å holde en formalisert overtagelse er å unngå uklarheter om alt fra når en eventuell dagmulkt skal stanse til å skaffe klarhet i hva som er det faktum man er enige om. Ved å lage et felles dokument om de forhold man er enige om – og eventuelt hvilke forhold man ikke er enige om – ryddes mye av veien når sluttoppgjøret skal forhandles.

• Les mer om: Avslutning og overtakelse av byggeprosjekter
• Les mer om: Totalentreprise – rutiner før oppstart

Det er entreprenøren som har ansvaret for innkalling til overtagelse med 7 dagers varsel i forbrukersaker (buopfl. § 15) og normalt med 14 dagers forutgående varsel i NS-kontrakter (NS 8405 pkt. 36.3). I innkallingen må det fremgå at entreprenøren har rett til å gå forretningen aleine dersom oppdragsgiver ikke møter.

Det er krav til dokumentasjon som dels skal foreligge før selve overtagelsen og dels skal presenteres senest på selve overtagelsen. Slik manglende dokumentasjon kan gi grunnlag for å nekte overtagelse selv om de fysiske arbeider kan anses for klare for overtagelse.

Typisk vil manglende fremleggelse av brukstillatelse være grunnlag for å nekte overtagelse ved oppføring av ny bolig og manglende dokumentasjon på innregulering, prøving m.v. i kontrakter etter Norsk Standard dersom dokumentasjonen er nødvendig for å vurdere om arbeidene er kontraktsmessig gjennomført. Ved totalentreprise (NS 8407) skal FDV-dokumentasjon leveres senest 3 uker før overtagelse (NS8417 – 5 uker før overtagelse), men slik manglende dokumentasjon vil normalt ikke være tilstrekkelig for å nekte overtagelse.

Det skal føres en protokoll fra overtagelsen som skal signeres av begge parter. Her skal det fremgå de fakta partene er enige om. Det kan være feil & mangler eller gjenstående. Er det faktum partene er uenige om, skal de to partene sørge for at de to synspunktene fremgår av protokollen, og at partene er uenige. Det er ikke nødvendig – og heller ikke hensiktsmessig – at partene argumentere for sine synspunkter i protokollen.

En merknad i protokollen som ikke er protestert på skal anses som akseptert.

Byggblankett 8430 (Norsk Standard) er et utarbeidet formular som kan være hensiktsmessig å benytte for å ha kontroll på korrekt innkalling, fremleggelse av dokumentasjon, utkast til protokoller m.v. Den har formularer både for proffkontrakter og forbrukerkontrakter.

Noen synes disse formularene er kompliserte. Det viktige er at innkallingen er korrekt, at det lages en protokoll for feil, mangler & gjenstående som signeres av begge parter, og at det fremgår at det at det er foretatt en overtagelse.

Det er ikke noe i veien for at det gås en ferdigbefaring uten at prosjektet overtas. Det kan særlig være relevant ved ny bolig hvor entreprenør/byggmester har satt som forutsetning at sluttoppgjøret skal være betalt eller deponert før overtagelse kan skje.

Ved underentrepriser (NS 8415, NS 8416 og NS 8417) har underentreprenøren rett å kreve registreringsforretning når hans arbeider er avsluttet selv om det kan ta lang tid før hovedentreprenøren kan overlevere til sin oppdragsgiver. Slik registreringsforretning gir underentreprenøren rett til å sende sluttoppgjør m.v. fremfor å måtte sitte med innestående til hovedentreprenøren kan overlevere til sin oppdragsgiver.

Vi har lagt inn enkle skjemaer for «Ferdigbefaring» og «Overtagelse» under «Skjema og sjekklister» for de som synes BL 8430 blir for kompliserte og krevende.

• Les mer om: Skjema og sjekklister
• Les mer om: Profesjonelle entrepriser
• Les mer om: Totalentreprise Regningsarbeider – prosedyrer for time-/materiallister og eventuell uenighet

Når overtagelse er holdt kan entrepren sende sin sluttfaktura, avvikle forsikring m.v. Ved bustadoppføring kan sluttfaktura sendes før overtagelse og forutsettes betalt før overtagelse dersom dette er avtalt.

Protokollen over feil, mangler og gjenstående forutsettes å være komplett. Det innebærer at entreprenøren kan anse feil og mangler som var visbare ved en aktsom befaring som godkjent av oppdragsgiver. Alle visbare feil og mangler som avdekkes senere har entreprenøren da rett til å avvise – selv om de kan være korrekte – dersom de ikke fremgår av protokollen. Det er et utslag av at protokollen skal fastlegges partenes standpunkter.

I forbrukerforhold kan en boligkjøper likevel komme med nye reklamasjoner som han oppdager rett umiddelbart etter overtagelse.

Det skal normalt holdes ett-års befaring både for proffkontrakter og ved oppføring av ny bolig. Kravene til innkalling er her ikke like strenge, men det skal lages en protokoll på samme måte som ved overtagelse.

Det er imidlertid viktig å være klar over at feil og mangler som fremkommer på ett-års befaringen skal være reklamert enten «uten ugrunnet opphold» i proffkontrakter eller «innen rimelig tid» i forbrukerforhold. Det innebærer at dersom oppdragsgiver opplyser at problemet eller feilen oppstod ikke lenge etter overtagelse eller tilsvarende, bør entreprenøren i protokollen anføre at han tar forbehold om å påberope seg at forholdet er reklamert for seint.

Et forhold som reklameres senere enn to måneder etter at det ble oppdaget, vil i alle normale situasjoner bli vurdert som reklamert for seint og retten til utbedring anses tapt, ref. Høyesteretts dom fra 2010. Dersom oppdragsgiver ikke er forbruker er fristen til å reklamere ennå kortere.

Det å påberope seg at et forhold er reklamert for seint medfører ikke at entreprenøren har mistet retten til å utbedre. Da er det imidlertid frivillig om han vil utbedre mangelen for eksempel av hensyn til fremtid videre samarbeid.

• Les mer om: Overtakelse – en mulig felle
• Les mer om: NS 8405: Innsigelse til sluttfaktura

Vi bistår klienter over hele landet.